Voor de monitoring en evaluatie van de mpoxvaccinaties zijn gegevens nodig vanuit de vaccinerende GGD Gemeentelijke gezondheidsdienst (Gemeentelijke gezondheidsdienst )'en/CSG's. Het doel hiervan is om inzicht te krijgen in het aantal gevaccineerden en, zo mogelijk, de vaccinatiegraad en vaccineffectiviteit.

Dit document is bedoeld voor GGD’en die geen automatische koppeling hebben voor mpoxvaccinatiegegevens tussen hun EPD en Osiris-SOAP soa-peilstation (soa-peilstation ) en geeft een overzicht van de huidige afspraken. Er wordt hard gewerkt aan een automatische gegevensdoorgifte vanuit SHdirect naar het RIVM Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu ). Zodra dit geregeld is, zullen de GGD'en hiervan op de hoogte worden gesteld. De handmatige invoer zal voor SHdirect-gebruikers dan overbodig worden.

Welke gegevens moeten aangeleverd worden aan het RIVM?

Registreer wekelijks data op cliëntniveau in Osiris middels het formulier ‘Cliëntregistratie Mpox vaccinatie’.

Bestaande Osiris SOAP-gebruikers

Om mpoxvaccinatieregistratie te kunnen doen is een Osiris-SOAP-account nodig. Gebruikers die kunnen SOAP’en hebben reeds een account. Mocht inloggen op soap.osiris.rivm.nl (externe link) toch niet lukken, dan krijgt de gebruiker waarschijnlijk de foutmelding ‘Toegang geweigerd, u heeft niet de juiste rol’. In dat geval moet contact opgenomen worden met de ICT-afdeling van de eigen GGD zodat zij de rol voor Osiris-SOAP aan het GGD-account kunnen toekennen.

Aanmeldprotocol nieuwe gebruikers

Een nieuwe gebruiker moet een account aanvragen via osiris.rivm.nl en dan de link ‘nieuwe gebruiker aanvragen (externe link)’ onder het kopje SOAP.

• Bij ‘purpose of your application’ vult de gebruiker de eerste optie in: ‘Ik wil SOA meldingen gaan doen’. In de box eronder wordt eventueel ‘Cliëntregistratie Mpox vaccinatie’ ingevuld.
• Het aangevraagde account zal door het RIVM geactiveerd worden. De gebruiker krijgt hier per mail bericht van.
• De GGD moet voor het GGD-account van de betreffende gebruiker regelen dat deze wordt toegevoegd aan de ID manager (IDM) van GGD GHOR Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio) met de rol ‘rivm-ggd-osiris-soap’. Daarna pas kan de GGD’er inloggen.

Ga naar de site soap.osiris.rivm.nl (externe link) en klik daarna op de tegel van je eigen GGD. Vervolgens word je doorgestuurd naar de inlogpagina van je GGD. Log hier in. Ga vervolgens naar het tabblad ‘Nieuwe melding’.

Hier kun je een uniek meldingsnummer invoeren (naar eigen inzicht, bijvoorbeeld het dossiernummer van de GGD, zodat je de Osirismelding makkelijk terug kunt vinden), kies je voor het Consult 'Clientregistratie Mpox vaccinatie' en klik je op ‘OK’. Locatie kun je leeglaten.

Cliëntregistratie Mpoxvaccinatie

Hier voer je de cliëntgegevens in van elke individuele gegeven vaccinatie.

• Voor elke vaccinatie moet een nieuw formulier geopend worden. Doordat voor iedere cliënt een uniek ID wordt ingevuld, kunnen 1e en 2e vaccinaties van een persoon door het RIVM aan elkaar gekoppeld worden.
• Aan het begin van de registratie kun je een keuze maken of de cliënt wel of niet gekozen heeft voor het delen van persoonsgebonden data met het RIVM. Daarna verschijnt de bijbehorende vragenlijst.
• De melding wordt automatisch aangemaakt in de status ‘SOAP Concept’:

• In de status ‘Concept’ worden de antwoorden nog niet aan het RIVM gestuurd. De vragenlijst kan nog door de GGD bewerkt worden.
• Als de vragenlijst compleet is, zet dan de status op ‘SOAP Definitief’ en klik op ‘Finish’ (staat je browser in het Nederlands dan heet deze knop ‘Voltooid’). De vragenlijst wordt dan naar het RIVM verstuurd. De melding wordt meegenomen in de analyses en kan niet meer bewerkt worden door GGD.
• (Door de melding op status ‘SOAP Gewist’ te zetten en op Finish (Voltooid) te klikken, verwijder je de melding. Je dient een nieuwe melding te maken als melding bij nader inzien wel relevant was.)

Het invullen van de volgende vragen is verplicht:

• Als er wel informed consent is gegeven voor het delen van persoonsgegevens:
  • Uniek ID (SOAID [Aphrodite] of Person ID [SHdirect])
  • Geboortejaar
  • Postcode (4 cijfers) of een postcode alternatief (onbekend, woont in buitenland, geen vaste verblijfplaats)
  • Geslacht geregistreerd bij geboorte
  • Genderidentiteit
  • Primaire vaccinatieindicatie
  • Handeling consult (1e of 2e vaccinatie)
  • Datum vaccinatie
  • Batchnummer Imvanex
• Als er geen informed consent is gegeven voor het delen van persoonsgegevens:
  • Categorie geboortejaar
  • Handeling consult (1e of 2e vaccinatie)
  • Jaarweek van de vaccinatie

Als je de vragenlijst wilt opslaan, maar bijvoorbeeld een verplichte vraag niet hebt ingevuld of een niet valide datum hebt ingevuld, komt er een foutmelding:

Je kunt op de blauwe tekst van ’error screen’ klikken om te zien welke gegevens missen.

Pas als alle de foutmeldingen zijn opgelost, kan de melding definitief verstuurd worden naar het RIVM.

Je moet in je browser pop-ups toestaan om dit te kunnen zien, anders zul je alleen een klein slotje zien aan het eind van de browser url-balk.

Oplossing: Setting webbrowser; onder Cookies and site permissions >> Pop-ups and redirect >> voeg https://soap.osiris.rivm.nl/ (externe link) toe of klik op paarse blokje en sta pop-ups van deze site altijd toe.

Mocht de gebruiker een melding die reeds in de status ‘SOAP Definitief’ staat willen wijzigen kan een mail gestuurd worden naar mpox.epi@rivm.nl. Hier kan de gebruiker ook terecht in het geval van inlogproblemen of voor technische vragen.