EU SHIPSAN ACT Information System (SIS)

Bijlage bij de handleiding (Verdenking) COVID-19 aan boord van zeecruiseschepen | Versie: 28 april 2020 

Communicatie via EU SHIPSAN ACT Information System (SIS) bij zieke bemanningsleden aan boord

Schepen met zieken aan boord moeten geregistreerd worden in EU SHIPSAN ACT Information System (SIS), zodat de registratie gebruikt kan worden als communicatiemiddel tussen de verschillende havens. Het is belangrijk dat het gebruik van dit systeem bekend is. Hieronder volgt een handleiding voor het doen van een dergelijke registratie.

Wat moet in SIS worden gemeld?

Van de volgende gebeurtenissen dient een melding te worden gedaan:

  • Een schip dat met minimaal één opvarende met een (verdenking van) infectieziekte aan boord naar een volgende haven vertrekt

en/of 

  • Aan een schip zijn maatregelen geadviseerd ter voorkoming van verspreiding van ziekte.

De registratie in het kort

De registratie bestaat uit een ‘message’ waarin beknopt wordt weergegeven wat er speelt. Deze ‘message’ is zichtbaar op de homepage wanneer je SIS geopend hebt. Daarna moet er via Port Communication een N1-N2 form aangemaakt worden. Hierin wordt meer inhoudelijke informatie vermeld.

Een melding maken, stap-voor-stap

1. Open SIS: https://sis.shipsan.eu/.

2. Log in met je naam en wachtwoord, neem daarna de security code over en klik ‘Login’ aan. Je komt terecht op de homepage waarna je eerst een melding aanmaakt.
 

  • Ga naar ‘Messages’ boven in de blauwe balk;
  • Klik op ‘Add new’;
  • Bij inspector staat je eigen naam al ingevuld;
  • Bij ‘From’ vul je je eigen haven in;
  • Bij ‘Selected Ports To’ is het de bedoeling dat je de haven invult voor wie de boodschap bedoeld is. In het geval van een Covid-19-melding vul je niets in, er wordt dan automatisch ‘all ports’ ingevuld.
  • In het blok ‘message’ beschrijf je in ieder geval de gebeurtenis, de situatie aan boord, het moment van vertrek uit de haven, de eerstvolgende bestemming van het schip en de daar geschatte aankomsttijd en -datum. Ook meld je dat er een N1-N2 port Communication Form aangemaakt is;
  • Klik op ‘Save and Back’ wanneer je klaar bent, de boodschap is nu zichtbaar op de homepage bij ‘Messages’.
     

3. Hierna open je 'Port Communication' boven in de blauwe balk.
 

  • Klik op N1-N2 Port Communication Form;
  • Klik op ‘Add New Public health Event’ ‘Second outbreak in the same alert’: ja of nee (2e uitbraak in zelfde melding) ‘Priority’: High voor Covid-19;
  • ‘Ship’: typ de naam in, verschijnt het schip niet dan moet deze eerst aangemaakt worden in registries (gaat op dezelfde manier als een nieuw schip registreren voor een ssc-inspectie);
  • ‘Port’: hier vul je je eigen haven in;
  • ‘Date Time’: hier vul je de datum en tijd van deze registratie in;
  • ‘Embarkation date/time’: (verwachte) datum en tijd van aankomst in de haven van bestemming;
  • ‘Disembarkation date/time’: (verwachte) datum en tijd van vertrek uit je eigen haven;
  • ‘Embarkation port’: haven waar het schip heen reist;
  • ‘Possible Diagnosis’: voor Covid-19 vul je ‘other’ in;
  • ‘General description of the alert (person,place,time)’: hier vul je het gevraagde in.
  • Hierna volgen meerdere blokken:
    - ‘Actions that had been carried out’;
    - ‘Other actions taken’;
    - ‘Suggested further actions to be taken by the next port of call’.
    In deze blokken vul je in wat van toepassing is.

     

4. ‘Send notification to the National Public Health Authority/EWRS/IHR Focal Point/ELDSNET Focal Point’ (de EWRS via de LCI laten versturen). Wanneer je deze vraag aan het einde van het formulier met ‘ja’ beantwoordt, is er een vervolgvraag waarin het land moet worden ingevuld waar de melding naar toegestuurd moet worden. Helaas heeft nog niet ieder land aangegeven dat ze een ‘notification’ wil ontvangen, dus veel landen staan niet op de lijst. Als het land in kwestie niet in de lijst staat, kun je deze vraag overslaan of ‘Griekenland’ invullen. In het laatste geval wordt de melding vanuit Griekenland verder onderzocht en doorgezet naar de juiste haven / het juiste land.

5. Voeg documenten toe indien van toepassing (bijv. testuitslagen of recente MDoH).

6. Wanneer je alles hebt ingevuld, klik je op ‘Save and Back’.